أفضل شركات تنظيم المؤتمرات والمعارض في اسطنبول

ما هي معايير اختيار أفضل شركة لتنظيم المعارض والمؤتمرات؟

مما لا شك فيه أن العمل على إنتاج وتنظيم المعارض والمؤتمرات والترتيب لها ينطوي على مهارات خاصة ومعايير يجب أن تُحترم للوصول إلى خلاصة مُرضية، تَسرّ الناظر، ويألفها الحاضر، ويتحدث بسيرتها الغائب.

ثم إن من الضروري التزام عدة معايير يجب مراعاتها عند اختيار أفضل شركة لتنظيم المعارض والمؤتمرات، ومن أهمها:

·       الخبرة والتجربة: فلا بد من البحث عن شركة ذات خبرة واسعة في تنظيم المعارض والمؤتمرات، فضلاً عن الخبرة في مجال عملك. وسيضمن ذلك تمتعهم بالمعرفة والمهارات اللازمة لإنشاء حدث ناجح.

·       الشهرة في مجال المعارض والبصمة الواضحة: من خلال التحقق من أعمالهم السابقة عبر شبكة الإنترنت، وطلب الإحالات، والنظر في مجموعة الأحداث السابقة الخاصة بهم، بالإضافة للسمعة الطيبة التي تكون مؤشراً جيداً على جودة الخدمة التي يمكنك توقعها.

·       الموارد الكافية لإدارة الفعاليات: يجب أن تمتلك الشركة الموارد اللازمة للتعامل مع جميع جوانب الحدث، بما في ذلك اختيار المكان، والخدمات اللوجستية، والتسويق، والتوظيف، كما يجب أن يكون لديهم أيضاً شبكة من الموردين لضمان سير الحدث بسلاسة.

·       الميزانية المناسبة: اختر شركة يمكنها العمل في حدود ميزانيتك، وتتسم بالشفافية بشأن أتعابها وتكاليفها، وتأكد من الحصول على عرض أسعار مفصل قبل توقيع العقد.

·       التواصل الجيد هو عنصر ضروري لنجاح الحدث، ويجب أن تكون الشركة مستجيبة ومهتمة لاحتياجاتك، وتبقيك على اطلاع بالتقدم المحرَز في جميع مراحل عملية التخطيط للحدث، فالأمر لا يتحمل الإهمال والتأخير.

·       يجب أن تكون شركة تخطيط الأحداث الجيدة مرنة وقادرة على التكيف مع الظروف المتغيرة، وأن يكونوا قادرين أيضاً على تخصيص خدماتهم لتلبية احتياجاتك وتفضيلاتك الخاصة.

ومن خلال اعتماد هذه المعايير، يمكنك العثور على شركة تساعدك في إنشاء معرض أو مؤتمر ناجح يحقق طموحك.

لماذا تعد IMTEVENT أفضل شركة تنظيم مؤتمرات ومعارض في اسطنبول؟

لا بد هنا أيضاً من تناول الموضوع وجزئياته من زوايا متعددة:

1.      شركة IMTEVENT صاحبة خبرة طويلة تمتد لأكثر من 10 سنوات

لعشر سنوات خلت من العمل الدؤوب والخبرات التراكمية، استطعنا في شركة IMTEVENT خوض غمار العديد من المهرجانات الثقافية والعلمية والمؤتمرات المتنوعة ما بين تجارية وتعليمية، ومعارض دولية ومحلية، وإدارتها بإتقان متناهٍ وجودة عالية مشهود لها، وهو ما دفع بأغلب شركائنا وعملائنا لإعادة تجاربهم معنا في IMTEVENT مراراً وتكراراً.

2.      IMTEVENT لديها فريق مؤهل قادر على إدارة الفعاليات باحترافية كاملة

يعد وجود فريق مؤهل قادر على إدارة الأحداث باحترافية كاملة أمراً ملحّاً وضرورياً لنجاح المعارض، وفيما يلي بعض الأسباب الداعية لذلك:

·       القدرة العملية للعمل في الميدان: حيث يتوجب على فريق إدارة الحدث التمتع بمؤهلات الخبرة والتجربة لتخطيط وتنفيذ المعرض، ولديهم فهم عميق لما يتطلبه الأمر، من إنشاء حدث ناجح، ويمكنهم الاستفادة من تجربتهم لتجنب المزالق المحتملة والتأكد من أن كل شيء يسير بسلاسة.

·       الانتباه إلى التفاصيل: يولي فريق إدارة الحدث في IMTEVENT المؤهل؛ اهتماماً وثيقاً بكل تفاصيل الحدث، من الخدمات اللوجستية وتنسيق الحضور والمشاركة، دون ترك شيء للصدفة، مع العمل بجدّ لضمان تنفيذ كل جانب من جوانب الحدث بشكل لا تشوبه شائبة.

·       المرونة والقدرة على التكيف: حتى مع التخطيط الدقيق يمكن أن تظهر مشكلات غير متوقعة أثناء المعرض، ولذا يتسم فريقنا في IMTEVENT بالمرونة والقدرة على التكيف، مع القدرة على الاستجابة بسرعة لأي مشكلات، وإيجاد حلول إبداعية لإبقاء الحدث على المسار الصحيح.

·       التواصل الفعال: فالتواصل المستمر هو مفتاح المعرض الناجح، حيث يتفوق فريق إدارة الفعاليات في IMTEVENT بإتقان التواصل الفعال مع جميع أصحاب العلاقة؛ لإطلاعهم على تطور الحدث وعملية التخطيط له.

·       التركيز على النتائج: حيث يركز فريق IMTEVENT على نتائج العمل المرجوة، مع فهم واضح لما يريد العميل تحقيقه من المعرض، والعمل بجد لتقديم حدث يلبي توقعات العميل أو يتجاوزها، ويحقق النتائج المرجوة.

3.      تغطي خدمات IMTEVENT كافة الأمور المتعلقة بالفعالية قبل البدء وبعد الانتهاء

تتضمن الأمور المتعلقة بخدمات المعارض والأحداث المماثلة لها العديد من الخدمات، قبل البدء بالحدث وبعد انتهائه، ولذا فإن هناك عدة خطوات لا بد منها لتغطية الأعمال الموكلة إلينا وفق آلية واضحة، والتي قد تختلف اعتماداً على الحدث المحدد، وشركة التخطيط للحدث المشاركة.

ومع ذلك، فإن هناك بعض الخطوات العامة التي يمكن أن تشارك في هذه الآلية، ومنها:

·       الاستشارة الأولية: حيث تلتقي فيه IMTEVENT مع العميل لمناقشة أهداف وغايات الحدث والميزانية المرصودة والنتيجة المرجوة... وغيرها من النقاط المهمة والمحورية، مما يساعد في ضمان أن كلا الطرفين على فهم واضح لاحتياجات العمل.

·       التخطيط والتحضير للمناسبات: تبدأ بعد ذلك IMTEVENT في عملية التخطيط والإعداد، والتي تشمل اختيار المكان، واللوجستيات الضرورية، والتسويق والترويج، والتوظيف، وغيرها من الخدمات اعتماداً على نطاق الحدث ونوعه.

·       تنفيذ الحدث: خلال المعرض أو المؤتمر تدير شركة IMTEVENT تخطيط الحدث من جميع جوانبه، بما في ذلك التنسيق وإدارة الجدول الزمني وضمان سير الحدث بسلاسة.

·       متابعة ما بعد الحدث: إثر انتهاء المعرض أو المؤتمر تستخلص شركة IMTEVENT مع العميل أهم المعلومات، بعد مراجعة نجاح الحدث، وجمع التعليقات، وتحديد مجالات التحسين في المرات المقبلة، بالإضافة لمهام الحسابات والفوترة، وكل ذلك لإعداد تقارير كاملة ومفصلة للاستفادة منها لاحقاً.

ومن خلال هذه الخطوات والخطوط العامة، تضمن IMTEVENT تحقيق أهداف عملائها بأعلى درجات الاحترافية الممكنة.

4.      المتابعة الدائمة أثناء الفعالية لضمان نجاحها بأفضل ما يكون

كما أوضحنا آنفاً فإن المتابعة الدائمة أثناء الأحداث وإدارة المعارض هي أمر بالغ الأهمية لضمان أفضل النتائج المرضية، ويرجع ذلك أساساً لعدة أسباب، منها:

·       إيجاد حل سريع للمشكلات عند حدوثها أثناء حدث ما، حيث يمكن أن تظهر مشكلات غير متوقعة، مثل الصعوبات التقنية أو التأخيرات غير المتوقعة، ومن خلال وجود فريق متخصص لمتابعة الحدث يمكن تحديد هذه المشكلات وحلّها بسرعة، قبل أن تؤثر على مسار نجاح الحدث.

·       تُسهم المتابعة أثناء الحدث في ضمان سير كل شيء بسلاسة، بدءاً من ضمان إعداد الموقع بشكل صحيح إلى إدارة تدفق الضيوف وتقديم الخدمات لهم، وذلك من خلال مراقبة الحدث عن كثب، وإجراء التعديلات بحسب الحاجة.

·       تتيح المتابعة الدائمة أثناء الأحداث والمعارض التواصل المستمر بين فريق التخطيط للحدث في IMTEVENT والعميل، حيث يساعد ذلك في ضمان تلبية احتياجات العميل وتحقيق توقعاته طوال الحدث، مع إمكانية إجراء أي تغييرات ضرورية بسرعة.

·       ومن خلال المتابعة أثناء الحدث، يمكن لفريق تخطيط في IMTEVENT المساعدة في تحديد الفرص لزيادة عائد الاستثمار للعميل، وقد يتضمن ذلك إجراء تعديلات على جدول الحدث أو تخطيطه، أو تحديد العملاء المحتملين أو فرص المبيعات، أو إيجاد طرق لتحسين تجربة الحضور.

·       بالإضافة لتقييم ما بعد الحدث، والمتابعة الدائمة أثناء الأحداث والمعارض، فهي أمر بالغ الأهمية أيضاً للتقييم العام، وذلك من خلال جمع البيانات واستطلاعات الرأي أثناء الحدث، ويمكن لفريق IMTEVENT تقديم تقييم مفصل لنجاح الحدث، بما في ذلك أرقام الحضور وتعليقاتهم والإيرادات المحققة، حيث يمكن استخدام هذه المعلومات لتحديد مجالات التحسين والتخطيط للأحداث المستقبلية.

5.      لدى IMTEVENT محفظة أعمال متقدمة مع أشهر الشخصيات

يمكن أن تكون محفظة الأعمال المتقدمة مع الشخصيات الأكثر شهرة رصيداً ممتازاً لأي شركة متخصصة في مجال خدمات المعارض، وهو ما يشكل ذخيرة غنية من العملاء والسمعة، ويساعد في معرفة تقييمات هؤلاء العملاء لتجاربهم المتنوعة.

ولأن العمل مع شخصيات معروفة يمكن أن يضيف المصداقية إضافية للشركة، فكان من دواعي فخرنا الاعتزاز بتجاربنا العديدة والغنية في مجال تنظيم المؤتمرات لصالح كُبريات الشركات والباحثين والمدربين... من خلال عرض هذه الشراكات في محفظة أعمالنا، وتقديم أحداث عالية الجودة.

ولا يخفى ما لذلك من تأثير وزيادة فرص التواصل التي تفتح الباب للتعاون مع الشخصيات المشهورة والمؤثرين بالمجتمع، وفرص عمل شراكات محتملة، والتي يمكن أن تساعد في تنمية قاعدة عملائكم وأعمالكم.

كما أن توفر فريق إعلامي متمرس ضمن منظومة عملنا تتيح لكم ظهوراً مميزاً من خلال التغطية الإعلامية، بالإضافة لوصولنا القوي لأغلب وسائل الإعلام العاملة في المنطقة، مما يمكن أن يساعد في جذب عملاء جدد وتوسيع نطاق الوصول للآخرين.

ووفق ذلك يمكنا القول إن محفظة الأعمال المتقدمة لـ IMTEVENT ، يمكن أن تشكل شهرة ورصيداً ممتازاً لفعالياتكم المخطط لإنجازها في مدينة إسطنبول، وكل ذلك وفق مكونات معزَّزة بالإبداع والقدرة العالية على إدارة وتجهيز جميع الفعاليات والمعارض والمؤتمرات...

حقائق تؤكدها الأعمال: شاهد بعض أعمال IMTEVENT

بعد الحديث المسهِب حول آلية اختيار شركة منظمة للأحداث والمعارض، وتخصيص حديثنا أيضاً حول أدوات شركة IMTEVENT في تنفيذ وإدارة الأحداث العامة والمعارض والمؤتمرات، نجد من حقّنا أن نفخر بإنجازاتنا في هذا المجال، التي جاءت بأفضل النتائج على الإطلاق، وحققت القبول والرضى بمستويات عالية لدى عملائنا وشركاء نجاحاتنا، ونضرب لذلك أمثلة نعتز بها: مثل إدارة وتجهيز عدة نشاطات تدريبية لصالح سعادة الدكتور طارق سويدان، والإعلامية البارزة ومذيعة قناة الجزيرة الأستاذة خديجة بن قنة، ومؤتمر الشعر العربي الأخير في إسطنبول، وغير ذلك الكثير مما سجل النجاحات تلو النجاحات.

وللحقيقة فإن مرجع هذه النجاحات يعود لأسباب متعددة، من أهمها توفر فريق محترف بخبرة وحنكة عالية، ويتمتع بقدرة إدارة وتخطيط الحدث والتواصل بانتظام مع العملاء، وتقديم التحديثات والسعي للحصول على أفضل النتائج لضمان تلبية توقعات العميل، من خلال تغطية جميع الأمور المتعلقة بخدمات المعارض والأحداث المماثلة قبل البدء وبعد الانتهاء، مع ضمان حدث ناجح وتجربة إيجابية لجميع المشاركين.

تحرير: IMTEVENT©