أهم الخدمات اللوجستية لإدارة المعارض
جدول المحتويات
أهم الخدمات اللوجستية اللازمة لتنظيم المعارض
ترتكز عمليات نجاح تنظيم الفعاليات والمعارض بشكلٍ عام على تفاصيل دقيقة من الإجراءات الميدانية والتحضير المكاني والزماني التي بدورها تسعى إلى تقديم أفضل صورة ممكنة للفعالية أو المعرض؛ مع ضرورة وجود عوامل الخبرة للفريق الذي يقدم تلك الإجراءات التي تُسمى بالخدمات اللوجستية، بحيث أن عامل الخبرة والاحترافية يُحدث فارقاً كبيراً في تحقيق وبلوغ الوصول إلى الأهداف المقام لأجلها المعرض.
وتُشكِّل الخدمات اللوجستية الركيزة الأساسية لنجاح عملية تنظيم المعارض بأنواعها، اذ تشمل تلك الخدمات كلاً من عمليات التجهيز والإعداد والتنفيذ والمتابعة ومرحلة ما بعد انتهاء فترة المعرض وتفكيكه.
وتتولى عمليات تقديم الخدمات اللوجستية الخاصة بتنظيم المعارض شركات متخصصة بتنفيذ تلك المعارض، حيث تتبنى تلك الشركات مهمة تنفيذ المعرض بعد استلام المهمة من الجهة المنظمة أو الراعية له، وبالتالي تصبح المسؤولة عن اخراج المعرض بأفضل صورة ممكنة وانجاحه وبلوغ أهدافه المرصودة.
وأهم تلك الخدمات اللوجستية الخاصة بعملية تنظيم المعارض، والتي تقوم بتنفيذها الشركات المتخصصة بإقامة المعارض، تتمثل بالآتي:
1. مكان المعرض
عملية اختيار المكان الذي ستقام على أرضه فعاليات المعرض يُشكل أهم وأول الخدمات اللوجستية التي تعمل على توفيرها الشركات المتعهدة بتنفيذ المعرض وإقامته، حيث يراعى عند اختيار المكان تناسبه مع طبيعة وحجم المعرض والشركات المشاركة وعدد الزوار، إضافة إلى الفعاليات التي ستقام ضمن المعرض.
2. النقل
تعتمد الخدمات اللوجستية الخاصة بإقامة المعارض على تخصيص آليات وعربات تعمل على توفير خدمة نقل المعدات والأجهزة والستاندات واللوحات الإعلانية ولوازم إقامة المعرض بشكل نهائي، وتأتي عملية النقل وآلياتها ضمن أهم الخدمات اللوجستية اللازمة لتنظيم المعارض بشكل ناجح.
3. التخزين
توفير مساحات جيدة للتخزين خاصة بالشركات المشاركة في المعرض، والتي بدورها تقوم بتخزين المواد والمنتجات واللوازم الخاصة بها قبل وأثناء وبعد المعرض لأغراض العرض والنشر وإعادة الترتيب أو لأهداف تسويقية وتجارية أخرى.
4. إدارة تدفق الحضور
تقوم الشركات المنظمة للمعارض والمسؤولة عن تنفيذ فعالياته ضمن خدماتها اللوجستية بتولي مهمة إدارة وتنظيم تدفق الحضور وزوار المعرض، حيث تعمل ضمن مخططها العام للشكل النهائي للمعرض وأقسامه المختلفة على مراعاة انسيابية تحرك الحضور من خلال إتاحة مساحات كافية تناسب عدد الزوار المتوقع، ومراعاة عوامل أخرى مثل عدد بوابات الدخول والخروج وغيرها.
5. أنظمة الإضاءة والصوت والصورة
توفر الشركات المتعهدة جميع أنظمة الإضاءة والصوت والصورة اللازمة للمعرض، كما تعتبر الشركة المنظمة (المتعهدة) للمعرض المسؤولة عن تشغيل ومتابعة تلك الأنظمة من خلال مختصين وخبراء وفنيين، حيث تُغطي تلك الأنظمة جميع مساحة المعرض وحاجته.
6. الضيافة
تعد أشكال الضيافة وإدارة فقراتها وتحديد الزمن المناسب لها ضمن مسؤوليات الشركة المنظمة للمعرض، والتي تخصص بالغالب جناح معين ضمن المعرض لأغراض تناول الضيافة والأنشطة الجانبية الأخرى.
7. الهدايا الدعائية ذات الطابع التسويقي
تتكفل الشركات المنظمة والمنفذة للمعارض بمهمة توفير كل المستلزمات التسويقية الخاصة بالمطبوعات والهدايا للجهات المشاركة في المعرض، والتي ترغب بالحصول على عروض مميزة بخصوص الأدوات التسويقية المتعارف عليها في طابع المعارض.
8. المطبوعات
تعمل الشركات القائمة على تنفيذ المعارض بتولي مسؤولية نشر المطبوعات الخاصة بالمعرض والزوايا والأقسام الخاصة به، مع الإعلانات، وطباعة الهوية البصرية للمعرض وفعالياته، مثل المطبوعات على القرطاسية والأكياس وغيرها.
9. التوثيق والتصوير والمونتاج
تعتبر الخدمات الإعلامية المتعلقة بالتصوير والتوثيق والمونتاج وتغطية فعاليات المعرض من أهم الخدمات اللوجستية التي تقدمها الشركات المسؤولة عن تنظيم المعارض، وتمتد تلك الخدمات بدعوة وكالات الأنباء ووسائل الإعلام المختلفة لحضور المعرض وتسويقه إعلامياً قبل وأثناء وبعد انعقاد المعرض.
ما أهمية الخدمات اللوجستية المساندة للمعارض والفعاليات؟
تكتسب المعارض الكثير من الفوائد التي تعود عليها عند الاهتمام بجانب الخدمات اللوجستية المساندة لها، وأهم تلك الفوائد تتمثل بالآتي:
- اخراج المعرض بأفضل صورة ممكنة
- تجنب حدوث المشكلات الفنية المفاجئة أثناء فترة انعقاد المعرض
- بلوغ الأهداف المقصودة من انعقاد المعرض التسويقية والترويجية
- اتاحة الفرص بشكلٍ جيد للشركات المشاركة في المعرض بالوصول إلى عملائهم وزبائنهم من الزوار والحضور
شركة IMT EVENTS تدير لك فعالياتك بالكامل وبكفاءة عالية
تضع شركة IMT EVENTS كامل امكانياتها البشرية والمادية في خدمة عملائها الراغبين بتنظيم فعالياتهم وأنشطتهم أياً كان نوعها في تركيا، حيث تُسخِّر الشركة خبرة فريقها الاحترافي من أجل تقديم خدمات كاملة ومتكاملة لتنفيذ جميع الفعاليات وإخراجها بأفضل صورة ممكنة.
كما ترتبط شركة IMT EVENTS بشراكات عمل مع العديد من الجهات والمؤسسات التي تُسهل عمليات تقديم الخدمات اللوجستية المتعلقة بتنفيذ الأنشطة والفعاليات المختلفة، مثل المساحات المخصصة لإقامة تلك الفعاليات، كقاعات المؤتمرات والاجتماعات، والصالات، ومراكز المعارض وغيرها، لذلك تعتبر IMT EVENTS الاختيار الأفضل لتنفيذ أي فعالية ونشاط في تركيا.
