نصائح تنظيم المؤتمرات والفعاليات

تعتبر آليات وأشكال تنظيم الفعاليات بشكلٍ عام امتداداً فطرياً لأنشطة الإنسان الحياتية الناجمة عن تفاعلاته الاجتماعية وتطوره الحضاري عبر السنين، حيث بدأت تلك الفعاليات منذ بداية وجود البشرية، واختلفت تفاصيلها وطبيعتها وآليات تنفيذها، إلى أن وصلت للأشكال المتعارف عليها حالياً للفعاليات المتنوعة المرتبطة بمناسبات ومواسم واجتماعات متعددة.

وتطورت آليات تنظيم تلك الفعاليات المختلفة لتصل إلى بروتوكولات وأساسيات مع لمسات جمالية وفنية تحتاج إلى متعهدين ومتخصصين للقيام بتلك التفاصيل والتخطيط لها وتنفيذها على أرض الواقع، حتى تتكلل تلك الفعاليات بالنجاح، وتُحقق الأهداف المرجوة من إقامتها وتنظيمها.

كيفية تنظيم فعالية ناجحة؟

تقوم الفعاليات الناجحة التي تُحقق الأهداف المرجوة من اقامتها على ركائز أساسية تشمل عمليات التخطيط والإعداد والتنفيذ الجيد والمتابعة، والتي بدورها ترتكز على عوامل مهمة تتمثل بالاحترافية في الأداء وعامل الخبرة للفريق الذي يُدير عملية التنظيم المؤتمرات أو الفعاليات .

وحتى يتسنى تنظيم فعالية ناجحة يتوجب على الجهة الراعية للفعالية إرساء الأمر لشركة متخصصة تعمل كمتعهد رسمي في مسألة تنظيم الفعاليات بأنواعها المختلفة، والتي تقوم بتقديم خدمات شاملة لتنفيذ الفعاليات والأنشطة واخراجها بأفضل صورة ممكنة.

وبناءً على ذلك فإن عملية تنظيم فعالية ناجحة تعتمد بشكلٍ أساسي على الشركة المتعهدة التي تم اختيارها لإقامة وتنظيم النشاط المراد القيام به، والتي يظهر أداؤها ومدى احتراف فريقها وخبرته ميدانياً على أرض الواقع؛ لذلك يتطلب من أصحاب الشأن الدقة في اختيار الشركات المتعهدة بتنظيم فعالياتهم، والبحث عن الشركات ذات السمعة الجيدة والخبرة في السوق ومن لهم تجارب سابقة في تنظيم الفعاليات المختلفة.

أهم نصائح تنظيم الفعاليات والمؤتمرات

تستند عملية تنظيم الفعاليات والمؤتمرات بشكلٍ أساسي على مجموعة من الركائز التي تؤدي إلى تحقيق أفضل النتائج، وتتمثل تلك الركائز بالآتي:

1.      التخطيط الجيد للفعالية

تشمل عملية التخطيط الجيد للفعالية كل الفقرات والتفاصيل التي تُشكل الصورة الكاملة التي ستنتج عنها الفعالية، كما تعمل على وضع السيناريو والمسار الخاص بالنشاط مع طرح سيناريوهات بديلة في حال حدوث مشكلات غير متوقعة, وبالاضافة إلى اختيار الوقت المناسب لتنظيم الفعالية أو المؤتمر .

2.      تحديد الدولة والمدينة التي ستُنظم فيها الفعالية

يترتب على ذلك تحديد الزمان المناسب والالتزام بالتشريعات والقوانين الخاصة بنوعية الفعالية حسب الدولة أو المدنية المستضيفة لتلك الفعالية.

3.      الحجز المبكر للقاعة

تؤدي عملية الحجز المبكر للقاعة التي ستستضيف الفعالية المخطط القيام بها إلى تجنب الوقوع في خيارات قليلة متاحة وغير مناسبة لمتطلبات الفعالية تعرف على أفخم قاعات المؤتمرات في الفنادق في اسطنبول .

4.      تحديد جدول الأعمال والالتزام الصارم به

حتى تتم عملية الضبط والسيطرة على مسار الفعالية، وتحقيق الأهداف المرجوة منها، يتطلب من منظمي الفعالية تحديد جدول الأعمال والالتزام به بشكل صارم.

5.      تعيين منسقين لمتابعة كافة أعمال الفعالية

تعد عمليات المتابعة أولاً بأول أثناء الفعاليات إحدى أهم ركائز تنظيم الفعاليات الناجحة، والتي يتم من خلالها معالجة المشكلات أولاً بأول، مع المحافظة على تنفيذ مسار الفعالية كما هو مخطط لها.

6.      التأكد من تجهيزات الصوت والفيديو والإضاءة

يقع على عاتق الفريق المُنظم للفعالية متابعة وفحص تجهيزات الصوت والفيديو والإضاءة بشكلٍ مسبق، عبر فريق مختص لديها، نظراً لأهمية التغطية الاعلامية والتوثيق في الفعاليات والأنشطة المختلفة.

7.      التجهيز الجيد والمكبر لديكور الفعالية

يُشكل الديكور الخاص بالفعاليات الهوية البصرية للفعالية والنشاط، وتعكس الصورة النمطية لأهدافها، لذلك يكون الاهتمام بتفاصيل الديكور وتجهيزه مبكراً من الأمور الأساسية التي تعمل على إنجاح الفعاليات وبلوغها أهدافها.

8.      التجهيز الجيد لفقرات الطعام والضيافة

يتطلب من الجهة المنظمة للفعالية بخصوص فقرات الطعام والضيافة مراعاة الثقافة العامة للجهة الراعية وصاحبة الشأن بالفعالية، مع ضرورة تقديم الطعام الطازج والصحي.

كيف تضمن لك شركة IMT Events تنظيم ناجح لفعاليتك؟

تنطلق شركة IMT Events بأعمالها وخدماتها التي تقوم بتقديمها لعملائها من خبرة فريقها وأدائه الاحترافي المرتكز على مجموعة تجاربه السابقة في تنظيم وإدارة الفعاليات المختلفة.

وتقدم IMT Events خدماتها على أعلى مستوى بشأن إدارة وتنظيم الفعاليات المتنوعة، كالمؤتمرات والندوات وحفلات التخرج وإقامة المعارض وغيرها من أنواع الفعاليات المختلفة .
تعرف على خدمات شركة ايمت ايفينت لتنظيم المؤتمرات والفعاليات 

وحتى تتم الإجابة على جميع استفسارات العملاء، تتيح شركة IMT Events امكانية حجز موعد استشارة مجانية عبر موقعها الإلكتروني، حيث يتم التواصل مع العميل من قبل فريق الشركة المختص وتوضيح كل الأمور المتعلقة بتنظيم وإدارة الفعاليات وخدمات الشركة بخصوص ذلك.